Administrar o Tempo

Administração do tempo

Já parou para pensar que no mundo de hoje, temos a sensação de que nunca temos tempo para nada?!

Mas sempre que alguém me vem com essa afirmação, com um “não tenho mais tempo para fazer mais nada”, eu sempre pergunto, “mas de que tipo de tempo você precisa”.

Está confuso? Só estou complicando o assunto?

Isso é porque quero que você analise comigo. Não é o tempo que é pouco, mas a qualidade com que utilizamos o tempo disponível que é ruim. Não precisamos de mais tempo como esse tempo que temos usado, apenas precisamos de mais tempo bem utilizado, como aqueles minutos em que você faz muita coisa com mais eficiência.

Para explicar, imagine quando o seu serviço rende mais: quando você está para sair para o almoço e ainda há várias tarefas que devem ser executadas antes que você possa sair ou quando você volta do almoço com a barriga cheia e encontra uma dúzia de bilhetes deixados durante a sua ausência?

Outro exemplo: quando o seu serviço rende mais (?), logo de manha, sem ninguém por perto, quando você pode organizar todas as prioridades e executar aquilo que deve ser feito primeiro, ou mais tarde, quando o telefone não para de tocar e praticamente todas as ligações são meros recados sem grande importância, que poderiam ter sido encaminhados por e-mail?

Está conseguindo notar? Os grandes pontos aqui são ORGANIZAÇÃO e PLANEJAMNTO, cuja determinação devem conseguir distinguir a importância e a urgência dos problemas.

URGENTE, aliás, é uma palavra muito subjetiva, pois pode ser daqui a um minuto, ou daqui a um dia, dependendo de quem lhe pede e da complexidade do serviço. O mesmo pode ser observado nas urgências que você encaminha para alguém. O correto, neste caso, é ser bem específico, deixando bem claro o prazo com que o trabalho deve estar pronto e a importância de que esse prazo seja cumprido.

Vamos a mais exemplos:

Um relatório para uma reunião da diretoria sempre é urgente e importante, e deve concorrer apenas com a execução de outras tarefas urgentes e importantes.

Um relatório para pagamento de horas extras para o próximo mês é importante, mas não é urgente, e deve ser feito assim que possível.encaminhar o pedido de compras de caneta que acabaram para a seção, é urgente, mas não importante.

Encaminhar o pedido de serviço para trocar a lâmpada queimada da sala de arquivos, onde dificilmente alguém entra, não é importante e nem urgente, e deve ficar para quando você não tiver mais nada para fazer.

Veja bem: se você encher um como com areia, você não consegue, depois, colocar pedras grandes, mas se você colocar pedras grandes primeiro, ainda caberá muita areia!

Faça as coisas grandes primeiro. Caso você não consiga fazer todo o resto, mesmo assim você já terá conseguido um bom resultado.

Agora veja como melhor organizar e planejar ao seu dia-a-dia:

Separe o que é para ser feito por você, entregando o que é de seus colegas a cada um;

Anote todos os afazeres em uma agenda ou folha própria, classificando por importância e urgência;

Faça o que é mais importante e mais urgente, nunca o que é mais fácil;

Aproveite as primeiras horas do dia, que rendem mais, para o trabalho que exige maior concentração;

Trace metas de horas ou dias para cumprir cada tarefa;

Não assuma compromisso acima da sua capacidade;

Solicite aos seus colegas que passem informações por e-mail;

Arrume as gavetas e livre-se do que não serve para o trabalho;

Jogue fora o que não for mais usar;

Arquive o que já usou;

Deixe sua mesa pronta para o novo dia ao sair;

Nunca utilize a internet para assuntos pessoais alheios aos interesses da empresa.

Organização das atividades

As empresas dependem muito de informações para poderem executar suas atividades com produtividade. Porém, as informações só poderão favorecer tais empresas se estiverem disponíveis na hora e na forma certa.

Por isso as empresas hoje investem em tecnologia. Mas, com ou sem tecnologia, o conceito das ferramentas de organização de atividades é o mesmo. Vamos estudar, agora, duas das mais importantes ferramentas para esse propósito: a agenda e o arquivo.

Uma agenda: esteja no computador ou não, é onde se anota compromissos, atividades, datas importantes, telefones, etc. Portanto é nela que devemos anotar as tarefas do dia-a-dia.

Essa prática aumenta a produtividade de nosso serviço, pois os compromissos não são esquecidos, assim como os mais importantes e urgentes podem ser priorizados.

Para anotação de compromissos na agenda, é importante que se deixe um intervalo entre um e outro, de forma a possibilitar que tarefas de última hora podem ser inseridas.

A agenda deve ser consultada durante todo o dia e as tarefas já executadas devem ser riscadas. O histórico de tarefas executadas sempre é útil em consultas futuras. Para aumentar ainda mais a praticidade da agenda, faça as anotações a lápis, e não introduza papeis entre as páginas.

Arquivos

Arquivo consiste na reunião de documentos necessários à boa administração da empresa, ou mesmo à boa administração da vida de uma pessoa.

Com o uso da informática, a maioria das informações que uma empresa necessita está armazenada em computadores; porém, alguns documentos ainda necessitam ser guardados em arquivos físicos, como cópia de RG, CPF, Contrato Social, Comprovante de Endereço, Contrato de operações comerciais, etc.

O assistente administrativo precisa saber arquivar corretamente documento, pois a sua eventual indisponibilidade pode significar prejuízo à empresa.

É comum as empresas terem dois tipos de arquivos: ativo e inativo. No arquivo ativo são guardados os documentos de uso da empresa em suas atividades atuais. Já no arquivo inativo (ou arquivo morto), a empresa guarda documentos que não usa mais, mas precisam ser guardados, como cópia de documentos de ex-clientes, contratos liquidados e comprovante de ordem fiscal.

Existem diferentes tipos de arquivos, cada qual apropriado a cada situação:

Numéricos – segue uma ordem numérica crescente, e depende da utilização de um índice. Um típico exemplo do uso desse tipo arquivo são os bancos, que guardam suas pastas pela ordem numérica das contas correntes; Os computadores também, internamente, armazenam seus arquivos dessa forma.

Alfanumérico – segue uma forma alfanumérico, que contem principalmente letras, mas também podem conter números. É o mais utilizado pelas mais diferentes empresas, pois se ajusta a qualquer tipo de uso. Porém para se utilizar corretamente um arquivo alfanumérico, é necessário que se observe algumas normas:

Para arquivos de pessoas físicas, utiliza-se o sobre nome. Ex. Neves, Guilherme Carvalho;

Para arquivos de pessoas jurídicas, utiliza-se o nome completo da empresa (razão social)

Outras normas para qualquer tipo de arquivo precisa ser seguida:

O acesso deve ser restrito;

Folhas grandes devem ser dobradas com o título para fora;

As gavetas não devem ficar totalmente cheias.

Lembre-se sempre que planejar e organizar são parceiros do tempo.